위하고 전환 준비와 기존 업무 점검

전환 상담에서는 어떤 일이 불편한지 구체적으로 설명하는 것이 좋습니다.

외부에서 장부를 조회해야 하는지, 세무사무소와 자료를 주고받는 일이 많은지, 회사 안의 결재를 연결해야 하는지 나누어 적습니다.

예를 들어 '클라우드로 바꾸고 싶다'는 요청을 '회계 담당자와 외부 세무사무소가 같은 회사 자료를 기준으로 일하고 싶다'로 구체화할 수 있습니다.

이렇게 해야 필요한 서비스와 자료 전환 범위를 정할 수 있습니다.

과거의 지원 종료 안내나 프로모션 문구만 보고 일정을 확정하지 않습니다. 현재 사용 계약과 업무 마감 일정, 검증에 필요한 시간을 함께 고려해 전환 계획을 세워야 합니다.

여러 회사를 관리한다면 어느 회사의 어느 기수를 옮길지 구분합니다. 백업 파일, 현재 입력 담당자와 결과를 검토할 사람을 회사별로 연결해 둡니다.

백업이 여러 개라면 가장 최근 파일을 이름만으로 추측하지 않습니다. 실제 생성 시점과 대상 회사를 확인하고 원본과 작업용 사본을 나누어 보관합니다.

WEHAGO의 경영관리 업무와 메일, 일정, 전자결재 등 협업 기능 중 회사에 필요한 범위를 고릅니다.

이전 프로그램에 있던 기능 이름이 같아 보이더라도 이용 구성을 따로 살펴야 합니다.

Smart A 10에서 회계와 인사 등 맡을 업무를 정하고 직원별 사용 범위를 나눕니다.

세무사무소와 T edge를 연결할 계획이라면 양쪽에 어느 데이터가 있는지도 함께 정리합니다.

AI 기능을 검토한다면 어떤 결과를 만들고 누가 검토할지부터 정합니다. 전환만 하면 모든 자료 분석이 자동으로 해결된다는 식으로 목표를 세우지 않습니다.

대표 회사를 정해 데이터 변환 흐름을 시험합니다.

기존 Smart A 자료를 준비할 때는 전체기수 백업과 회사 정보를 먼저 갖추고, 변환 뒤 새 환경의 회사와 회계기간을 대조합니다.

입력 예시로 주요 거래처의 전표 한 건과 같은 기준일의 잔액 자료를 비교해 볼 수 있습니다.

단순히 자료가 보이는지뿐 아니라 기존 장부와 같은 조건에서 같은 결과가 나오는지 살펴야 합니다.

차이가 있다면 회사, 기수와 조회 기간부터 맞춥니다. 원인을 모르고 전체 변환을 반복하기보다 어느 자료에서 차이가 나는지 기록해 처리 범위를 좁힙니다.

자료 검증을 마친 뒤 어느 시점부터 새 환경에 입력할지 정합니다. 기준일 이후 기존 프로그램에 추가한 자료가 있다면 그 내역을 별도로 남겨 누락 여부를 대조해야 합니다.

교육은 실제 담당 업무를 기준으로 진행합니다.

전표 입력 담당자는 등록과 조회를, 관리자는 회사 선택과 사용자 범위를 직접 시험해 보면 사용 중에 막힐 곳을 미리 찾을 수 있습니다.