Smart A 데이터 위하고 관리회사로 옮기기

기존 Smart A에서 대상 회사의 전체기수 데이터를 백업합니다. 최근 기수만 필요한 것으로 생각해 일부만 가져오면 과거 장부를 다시 조회할 때 자료가 부족할 수 있습니다.

백업 파일마다 어느 회사의 어느 시점 자료인지 식별할 수 있게 작업 목록을 만듭니다.

파일 이름을 바꾸기 전에 원래 이름과 보관 위치를 기록해 두면 잘못 고른 파일을 찾기 쉽습니다.

입력 예시로 관리회사 두 곳을 옮긴다면 회사별로 원본 백업, 작업용 사본, 점검 결과를 분리합니다. 한 폴더에 이름이 비슷한 파일을 모아놓고 추측해서 선택하지 않습니다.

WEHAGO의 회사 생성 흐름에서 Smart A 백업 자료를 가져오는 방식을 선택합니다. 기존에 다른 관리회사를 이용 중이더라도 이번에 옮길 회사를 별개의 대상으로 구분합니다.

같은 회사가 이미 등록돼 있다면 곧바로 새 회사를 만들기보다 기존 등록 상태를 점검해야 합니다.

회사가 중복되면 이후 담당자가 어느 쪽에서 입력을 계속해야 하는지 혼동할 수 있습니다.

작업을 시작하기 전에 회사 담당자와 전환 대상, 기준 백업 시점을 맞춥니다.

변환하는 동안 원래 프로그램에 새 전표를 계속 넣었다면 그 추가 자료를 어떻게 반영할지도 별도로 정해야 합니다.

파일 선택 단계에서 준비한 Smart A 백업을 지정합니다. 파일이 저장된 폴더를 찾은 뒤 이름만 보지 말고 작업 목록의 회사와 백업 시점까지 맞춰봅니다.

이어 회사별 회계기간 등 기초정보를 읽습니다. 회사의 기수와 기간이 원래 자료에 맞는지 대조한 뒤 다음 단계로 진행합니다.

1. 대상 회사의 식별정보를 비교합니다.
2. 기수와 회계기간의 시작일, 종료일을 대조합니다.
3. 다른 회사의 백업을 고른 흔적이 있으면 진행을 멈추고 파일부터 다시 찾습니다.

데이터 생성이 끝났다는 안내만으로 자료 검증까지 끝나는 것은 아닙니다. 기존 Smart A와 새 관리회사에서 대표 자료를 각각 조회해 비교할 항목을 정합니다.

비교할 때는 조회 조건을 먼저 맞춥니다. 기간이 다른 합계끼리 비교한 차이를 변환 오류로 오해하지 않도록 회사, 기간과 대상 계정을 함께 기록합니다.

검증을 마친 회사는 담당자가 WEHAGO에서 해당 관리회사를 선택해 업무를 이어갈 수 있습니다.

회사가 여러 곳이면 첫 입력 전에 어떤 회사를 보고 있는지 확인하는 절차를 두는 편이 좋습니다.

전환 기준 이후 어느 프로그램에서 입력할지 담당자끼리 맞춥니다.

양쪽에 같은 거래를 나누어 입력하면 다시 대조해야 할 자료가 늘어나므로, 예외 입력이 있었다면 내역을 남겨야 합니다.