Smart A 지원 확인과 전환 상담 준비

Smart A와 WEHAGO의 Smart A 10은 제품명을 나눠 적습니다. 상담 요청에 ‘Smart A(설치형)’라고만 쓰면 설치형 사용 환경인지 WEHAGO 서비스인지 다시 확인해야 할 수 있습니다.

지원 항목도 프로그램 사용, 업데이트, 사용 상담, 자료 이전처럼 나눠 질문합니다. 특정 기능이 실행된다는 사실과 필요한 지원을 받을 수 있다는 사실은 같지 않습니다.

예를 들어 다음 결산 업무에 필요한 기능이 있다면 해당 기능과 사용 환경을 함께 알려주십시오.

종료일을 일괄 적용하기보다 회사의 계약과 제품 상태에 맞는 답을 받아 두는 것이 출발점입니다.

자료 목록은 회사별로 만들고, 각 회사에서 보관하는 기수를 적습니다. 현재 작업 중인 자료와 과거 조회용 자료를 구분하면 이전 범위를 협의하기 쉽습니다.

회계만 옮기는지 인사와 급여, 물류 자료도 함께 검토할지 업무 담당자에게 묻습니다. 회사 한 곳의 파일을 준비했다고 모든 업무 자료가 포함되었다고 생각하지 않습니다.

예를 들어 회계 담당자는 당기만 필요하다고 생각해도 급여 담당자는 과거 지급 자료를 조회해야 할 수 있습니다.

자료마다 사용 목적과 검토 담당자를 붙이고 백업 보관 위치를 기록해 두시면 됩니다.

WEHAGO의 Smart A 10을 검토할 때는 기존 업무를 웹 환경에서 어떻게 처리할지 살펴봅니다. 사용자 역할과 회사별 자료 접근, 이전할 자료 범위가 주요 검토 항목입니다.

ERP를 함께 검토한다면 부서별 관리와 전표 승인, 생산 또는 물류 등 회사가 추가로 관리하려는 업무를 구체적으로 적습니다.

프로그램 규모가 크다는 이유만으로 선택하지 말고 실제 업무 요구와 연결합니다.

예를 들어 회계 입력 외에 부서별 실적과 승인 절차가 필요하다면 현재의 처리 순서를 준비합니다.

두 제품의 기능이 모두 같다고 가정하지 말고 꼭 필요한 작업을 표본으로 비교합니다.

이전 작업 전에 원본 자료의 백업을 준비하고 복구할 수 있는지 담당자와 점검합니다. 백업 파일이 있다는 사실뿐 아니라 회사와 기수 등 포함 범위를 알아야 합니다.

시험 이전을 진행할 때는 계정 잔액, 거래처별 명세, 급여 대상자처럼 업무별 비교 항목을 먼저 정합니다.

단순히 화면이 열렸다는 사실만으로 데이터가 모두 맞다고 판단하지 않습니다.

예를 들어 원본과 이전 결과의 거래처 건수가 다르면 제외 기준과 중복 자료를 대조합니다.

차이를 해결한 내용을 작업표에 남기고, 같은 원인을 가진 다른 회사 자료도 추가로 검토합니다.

자료 이전이 끝나는 날과 직원들이 새 환경에서 업무를 시작하는 날을 구분합니다. 그 사이에 기존 환경에서 입력한 자료를 어떻게 반영할지도 정해야 합니다.

결산이나 급여 작업이 몰리는 시기를 고려해 담당자별 시험 업무를 배치합니다. 예를 들어 전표 입력, 거래처 조회, 급여 자료 점검을 각각 실제 담당자가 해보도록 준비합니다.

전환 후 문제가 발견되었을 때 누구에게 알리고 어떤 자료를 남길지도 안내합니다.

기존 자료를 보관할 방법과 조회 필요 기간을 회사의 업무 기준에 맞춰 정한 뒤 전환을 마무리합니다.