위하고 법인카드 경비정산과 전표 확인

WEHAGO 경비관리에서는 등록한 법인카드 또는 개인카드의 사용내역을 청구 자료로 활용할 수 있습니다.

먼저 어느 카드의 어느 기간을 처리할지 정하고, 수집한 내역과 영수증을 나란히 놓습니다.

1. 이번 청구에 포함할 거래의 사용일과 금액을 대조합니다.
2. 취소된 거래와 이미 제출한 거래를 따로 구분합니다.
3. 영수증이 없는 건은 증빙을 확보한 뒤 청구 대상으로 정합니다.

가령 같은 날 같은 매장에서 두 번 결제했다면 금액만 보고 한 건으로 합치지 않습니다. 각 영수증에 대응하는 사용내역이 무엇인지 먼저 찾는 편이 안전합니다.

경비청구에는 결재자가 지출 이유를 알 수 있도록 업무 내용을 적습니다.

입력 예시로 '회의비'만 쓰기보다 '신규 납품 일정 협의에 참석한 직원의 식대'처럼 업무와 지출의 관계를 남길 수 있습니다.

이는 예시 문구이므로 실제 참석자나 사용 목적에 맞게 바꾸셔야 합니다. 회사에서 요구하는 증빙을 첨부하고, 영수증 금액과 청구 금액이 다르면 그 이유도 설명합니다.

개인카드로 쓴 금액이 섞인 경우에는 회사 규정상 청구 가능한 범위부터 정합니다. 경비관리에서 작성할 수 있다는 이유만으로 모든 지출이 회사 비용으로 인정되는 것은 아닙니다.

청구서를 제출한 다음에는 전자결재에서 진행 상태를 봅니다. 상신된 문서와 승인된 문서를 구분하고, 반려된 문서는 사유에 맞춰 수정한 뒤 다시 처리해야 합니다.

예를 들어 증빙 누락으로 반려됐다면 영수증을 보완하는 일이 먼저입니다. 내용을 고치지 않은 채 같은 청구서를 하나 더 올리면 어떤 문서를 처리해야 하는지 혼동하기 쉽습니다.

회사의 승인 방식에 따라 결재 양식과 결재선이 달라집니다.

후결, 전결, 합의가 필요한 업무라면 관리자와 해당 경로를 맞춘 뒤 사용합니다.

임의로 결재자를 빼거나 승인된 것으로 간주하지 않습니다.

승인 이후에는 재무 담당자가 경비내역을 검토해 Smart A 10 전표 등록으로 이어갑니다.

청구한 직원의 화면에서 제출이 끝난 것과 회계 장부에 반영된 것은 서로 다른 단계입니다.

같은 거래가 수기로 이미 입력돼 있다면 추가 등록 전에 회계 담당자에게 알립니다. 세무상 비용 처리와 공제 여부는 회사의 세무대리인 판단을 따르시면 됩니다.

관리자는 기간, 조직, 용도를 기준으로 경비 리포트를 볼 수 있습니다. 이번 정산 기간의 승인 내역과 리포트에 반영된 내역을 맞춰 보며 누락된 청구를 찾습니다.

총액이 다를 때는 곧바로 전표를 수정하지 않습니다.

조회 기간이 같은지, 승인 대기나 반려 문서가 포함됐는지부터 구분합니다.

청구 단계의 차이를 회계 금액 오류로 오해하면 이미 맞는 전표까지 바꾸게 됩니다.