스마트A10 거래처등록과 담당자 이메일 확인

거래처 정보를 관리하는 화면에서 상호와 사업자등록번호를 대조합니다. 상호가 조금 다르게 적혀 있더라도 같은 사업자인지 먼저 확인해야 중복 등록을 줄일 수 있습니다.

예를 들어 기존에는 약칭으로 등록했고 새 자료에는 정식 상호가 적혀 있을 수 있습니다.

이름이 다르다는 이유만으로 새 코드를 만들지 말고 사업자 식별 정보와 거래 이력을 함께 봅니다.

거래처 코드는 회사에서 정한 기준을 따릅니다.

임의로 빈 번호를 고르기 전에 코드 관리 규칙과 기존 자료 연결을 살펴봅니다.

이미 전표에 쓰인 거래처라면 정보 수정과 신규 등록 중 어느 작업이 필요한지 구분합니다.

상호와 사업자등록번호, 대표자, 사업장 정보를 증빙 자료에 맞춰 입력합니다. 영업 담당자가 부르는 이름과 증빙에 표시되는 정식 상호가 다르면 등록 기준을 먼저 정합니다.

예를 들어 상호에 지점명이 붙어 있다면 별도 사업자인지 같은 사업장의 통칭인지 확인합니다.

주소가 바뀐 경우에는 이전 자료를 그대로 복사하지 말고 거래처가 전달한 최신 정보를 기준으로 삼습니다.

업태와 종목도 사업자 자료를 보고 입력합니다.

빈칸을 메우려고 회사 이름에서 업종을 추정하면 증빙 정보와 달라질 수 있습니다.

확인되지 않은 항목은 거래처 담당자에게 자료를 받아 처리합니다.

매출 거래인지 매입 거래인지, 두 가지가 모두 있는지 업무 내용을 기준으로 구분합니다. 같은 상대방에게 물건을 팔고 사는 경우라면 한쪽 업무만 보고 관리 범위를 정하지 않습니다.

담당 부서와 담당 사원은 이후 채권과 채무를 누가 살필지에 맞춰 연결합니다. 담당자가 바뀌면 연락처뿐 아니라 회사 내부의 관리 책임도 함께 바뀌었는지 검토합니다.

거래처 분류를 사용한다면 이름과 분류 기준을 일정하게 유지합니다.

예를 들어 지역별 관리와 거래 유형별 관리를 섞어 분류하면 조회 결과를 해석하기 어려우므로 어떤 보고에 사용할지 먼저 정합니다.

전자세금계산서 등 증빙을 받을 담당자의 이메일을 정확히 입력합니다. 대표 이메일과 회계 담당자 이메일이 다를 수 있으므로 어느 주소로 받아야 하는지 거래처에 확인받습니다.

예시 주소를 옮겨 적을 때도 아이디와 도메인을 따로 읽어 오타를 찾습니다.

이전 담당자의 주소를 그대로 사용하거나 서명에 있는 다른 업무 담당자의 주소를 복사하지 않도록 주의합니다.

부서와 담당자 이름, 연락처도 같은 사람의 정보인지 대조합니다. 발행에 사용할 이메일이 맞는지 확인하는 일과 증빙의 사업자 정보가 맞는지 확인하는 일은 각각 필요합니다.

등록을 마친 뒤 거래처를 다시 검색해 입력 값이 남아 있는지 살펴봅니다. 상호와 사업자등록번호를 먼저 읽고 담당자 이메일을 이어서 대조합니다.

처음 증빙을 발행할 때는 선택한 거래처가 방금 검토한 대상인지 다시 확인합니다. 비슷한 이름의 거래처를 선택하면 등록 정보가 정확해도 다른 상대방에게 업무가 연결될 수 있습니다.

금융 정보가 필요한 매입 거래처는 지급 계좌와 예금주도 별도로 검토합니다.

이메일이 바뀌었다는 연락과 계좌 변경 요청을 같은 수준으로 단순 처리하지 말고 회사에서 정한 확인 절차를 따릅니다.