위하고 기능과 Smart A 10 역할 구분

WEHAGO는 여러 업무 서비스를 이용하는 플랫폼이고, Smart A 10은 그 안에서 회계 등 경영관리 업무를 맡는 서비스입니다.

WEHAGO를 쓴다는 말만으로 회사의 모든 업무 범위가 결정되지는 않습니다.

예를 들어 전표 입력과 급여 업무가 필요한 직원, 일정 공유와 메일을 쓰는 직원은 요구 사항이 다릅니다.

두 사람에게 필요한 기능을 같은 목록으로 적기보다 담당 업무별로 나눕니다.

Smart A와 Smart A 10도 이름을 구분해 적습니다.

기존 설치형 제품의 자료를 옮길 계획이라면 ‘Smart A(설치형) 사용 중’이라는 설명에 그치지 말고 현재 제품과 대상 회사를 정확히 알려주시면 됩니다.

경영관리 요구 사항에는 ‘회계 기능 필요’ 대신 매입 증빙 처리, 거래처별 잔액 조회, 급여 자료 입력처럼 실제 작업을 씁니다.

어떤 자료를 받아 무엇을 만들어야 하는지까지 적으면 비교가 쉬워집니다.

예를 들어 매월 회계 담당자가 은행 내역과 증빙을 모아 전표를 만드는 회사라면 수집 대상과 검토 담당자를 함께 적습니다.

자동화가 필요해도 결과를 검토할 책임자는 정해 두어야 합니다.

인사 업무에서는 급여 담당자와 일반 직원이 볼 자료를 구분합니다.

전 직원이 협업 서비스를 쓴다고 해서 급여 정보를 모두 공유해야 하는 것은 아닙니다.

업무와 조회 범위를 함께 설계합니다.

메일, 메신저, 일정, 화상회의 등은 직원끼리 자료와 일정을 주고받는 일에 연결됩니다. 기능 이름을 모두 선택하기보다 지금 가장 자주 반복되는 불편부터 적습니다.

예를 들어 회의 장소 변경이 전달되지 않는다면 일정 공유 대상과 변경 전달 방식을 점검합니다. 파일의 최신본을 찾기 어렵다면 보관 위치와 공유 방식을 먼저 정해야 합니다.

전자결재가 필요할 때도 결재자 수만 세지 말고 신청자가 넣을 자료와 승인 후 전달할 부서를 적습니다.

회계 업무와 연결하려면 어디까지 자료를 넘길지 실제 신청서 한 장으로 설명하는 편이 좋습니다.

서비스를 고른 뒤에는 누가 들어가서 무엇을 볼지 정합니다. 회계 담당자, 부서 관리자, 일반 직원처럼 역할을 나누고 각 역할의 업무를 표로 적어 둡니다.

부서 이동과 퇴사 시 권한을 누가 바꿀지도 정하세요. 서비스를 추가하는 일과 사용자 접근을 관리하는 일을 별도로 맡겨 두면 계정만 남고 관리자가 없는 상황을 줄일 수 있습니다.

선택한 서비스에서 처리할 업무 한 가지를 정해 자료 준비부터 결과 확인까지 따라가 봅니다.

예를 들어 경비 신청이라면 신청자, 증빙, 승인자, 회계 전달까지 이어지는지를 검토합니다.

기존 자료를 옮기는 경우에는 회사와 기수, 업무별 자료를 나눠 이전 범위를 정합니다. 플랫폼 가입과 데이터 이전이 같은 작업이라고 생각하면 중요한 준비가 빠질 수 있습니다.

검토 결과는 사용할 기능, 별도로 확인할 기능, 나중에 검토할 기능으로 나눕니다.

이용 조건과 제공 범위는 실제 제안 내용에 맞춰 확인하고, 서비스 이름만 보고 모두 포함됐다고 판단하지 않습니다.