아마란스10 ONEFFICE 문서 작성과 공유

ONEFFICE HOME에서는 문서함별로 오피스 문서를 찾고 기본 양식으로 작성을 시작할 수 있습니다. 개인이 추가한 양식은 '나만의 양식'에서 구분해 볼 수 있습니다.

[새문서만들기]를 눌러 업무보고나 회의록 등 필요한 양식을 고릅니다. 기존 문서를 참고할 때는 제목만 비슷한 자료보다 이번 업무에 필요한 항목이 담긴 양식인지 살펴봅니다.

최근 조회문서 목록은 문서를 열어본 순서에 따라 찾는 데 도움이 됩니다. 최근에 열었다는 사실이 최신 확정본이라는 뜻은 아니므로 문서 이름과 내용을 함께 읽습니다.

편집창의 문서 이름 영역을 눌러 내용을 구분할 수 있는 이름으로 바꿉니다.

같은 이름의 회의록이 여러 개라면 업무나 회의 주제가 드러나도록 회사의 명명 기준을 정하는 편이 좋습니다.

탭과 도구 모음을 이용해 본문을 작성합니다. 입력 예시로 회의록에는 논의한 안건, 결정한 내용과 담당할 사람을 구분하면 이후 업무를 찾기 쉽습니다.

내용을 작성한 뒤에는 오탈자만 보지 말고 실제 결정과 다른 문장이 없는지 읽습니다. 검토 중인 안건을 확정된 결정처럼 적지 않도록 문서의 상태도 담당자끼리 맞춥니다.

문서를 선택한 뒤 원커넥트를 이용하거나 편집창의 '파일 > 원커넥트'로 들어가 공유를 설정합니다. 링크를 만들지, 특정 부서나 사용자를 지정할지 먼저 정합니다.

오픈 링크는 끄기, 읽기 또는 수정 중 필요한 권한을 고른 뒤 [확인]으로 반영합니다. [링크복사]는 문서 주소를 복사하는 동작이므로 어디에 전달할 것인지도 함께 정해야 합니다.

링크를 아는 모든 사람에게 같은 범위를 주어도 되는 문서인지 검토합니다. 내부 검토자료라면 넓은 링크 공유보다 실제 필요한 사용자 범위로 나누는 방식을 먼저 살펴봅니다.

공유할 사용자 이름을 입력하거나 [+]로 대상자를 지정합니다. 쪽지, 메일 또는 알림없음 중 전달 방식을 선택하고 해당 사용자나 부서의 문서 권한을 대조합니다.

공유 대상 옆 휴지통 버튼으로 대상을 제외할 수 있습니다. 사람을 빼기 전에 계속 업무를 맡는 담당자가 없는지 살펴야 하며, 불필요한 권한을 오래 남겨두지 않습니다.

문서의 [보안설정]에서는 암호를 지정하거나 변경, 해제하는 흐름을 사용할 수 있습니다. 암호가 걸린 문서도 공유 대상과 전달 방법을 함께 관리해야 합니다.

문서를 [삭제]하면 휴지통으로 이동하는 흐름이 있습니다. 삭제 전 팝업의 문서와 폴더 개수를 읽고 다른 자료까지 선택하지 않았는지 살펴봅니다.

휴지통의 [복원]은 원래 위치로 되돌리는 기능이고 [영구삭제]는 되돌릴 수 없는 삭제로 구분해야 합니다.

불필요해 보인다는 이유만으로 회사의 보관 기준을 검토하지 않고 영구삭제하지 않습니다.