아마란스10 보안메일 보내기 전 확인할 설정

Amaranth 10 메일에서 수신자와 제목, 본문 및 첨부할 자료를 작성합니다.

보안 설정을 하기 전에도 수신 주소가 맞는지 직접 읽어야 합니다.

보안메일이라는 이유로 잘못된 수신자에게 보내도 괜찮은 것은 아닙니다.

예를 들어 이름이 비슷한 담당자가 여럿이라면 주소록의 이름뿐 아니라 메일 주소까지 비교합니다. 첨부한 문서도 이번 수신자에게 전달하기로 한 판본인지 열어봅니다.

시험 발송이 필요하면 실제 고객 자료 대신 내용이 없는 시험용 문서를 사용합니다. 수신자에게 열람 방법을 안내할 때도 비밀번호 자체를 메일 본문에 함께 적지 않습니다.

작성 화면의 '보안메일' 항목을 선택하고 [보내기]를 누르면 보안메일 설정 팝업이 열립니다.

일반 메일처럼 발송 버튼만 누르고 자리를 비우기보다 이어서 나오는 설정을 읽으시면 됩니다.

설정 팝업에서는 열람 비밀번호와 열람 뒤 삭제 조건을 정할 수 있습니다. 이때 작성한 수신자, 보내려는 문서와 조건이 서로 맞는지 한 번 더 맞춥니다.

한 번만 읽어도 되는 안내와 여러 차례 검토해야 하는 계약 초안은 요구가 다릅니다. 앞서 사용한 설정을 그대로 반복하기보다 이번 문서의 사용 목적을 기준으로 선택합니다.

비밀번호를 설정하면 수신자는 그 값을 입력해야 내용을 열람할 수 있습니다.

발신자가 전달 방법을 미리 정해 두지 않으면 수신자는 안내 메일을 받고도 업무 자료를 읽을 수 없습니다.

1. 실제 수신 담당자에게 전달할 연락 경로를 정합니다.
2. 비밀번호는 해당 메일과 분리해 전달합니다.
3. 전달이 끝났는지 담당자와 연락을 맞춥니다.

같은 메일 안에 비밀번호까지 적으면 분리해서 전달하는 의미가 사라집니다. 공동으로 보는 연락방에 무심코 올리기보다 열람해야 하는 당사자에게 전달하는 편이 좋습니다.

보안메일은 수신자가 읽은 뒤 바로 삭제하거나 정해진 조건에 따라 삭제되도록 설정할 수 있습니다. 즉시 삭제를 선택한다면 수신자가 다시 열어볼 수 없다는 점을 미리 안내합니다.

입력 예시로 일회성 확인 자료를 보내는 경우와 장기간 협의할 자료를 보내는 경우를 구분해 볼 수 있습니다.

수신자가 반복 검토해야 하는데 일회 열람 조건으로 보내면 재발송 요청이 생길 수 있습니다.

메일 열람 제한이 수신자가 이미 본 내용을 기억하거나 별도로 기록하는 일까지 없애 주는 것은 아닙니다.

따라서 기밀자료는 받는 사람과 전달 범위를 정하는 기본 절차도 함께 지켜야 합니다.

수신자는 보안메일 안내에서 [열람하기]를 누르고 전달받은 비밀번호를 입력합니다.

정상적으로 읽을 수 있는지, 읽은 뒤에는 발신자가 정한 삭제 조건이 어떻게 적용되는지 시험 자료로 점검합니다.

삭제된 메일을 다시 열려고 하면 열람할 수 없다는 안내가 나타날 수 있습니다.

이 경우 무조건 비밀번호 오류로 보지 말고, 이미 읽은 메일인지와 설정한 삭제 조건을 먼저 구분합니다.