아마란스10 전자결재 문서 인수인계 설정

Amaranth 10의 '인수인계설정'을 열면 목록과 상세 내용을 보는 영역이 나뉘어 있습니다. 곧바로 새 항목을 만들기보다 같은 담당자 사이에 이미 등록한 인계가 있는지 찾습니다.

검색에는 처리일, 인계자, 인수자, 처리자와 인수인계문서 조건을 사용할 수 있습니다.

인수자 이름을 넣고 [검색]을 누른 뒤, 범위가 넓으면 [상세조건]에서 필요한 조건을 보탭니다.

조회 기간 밖의 문서는 목록에 없을 수 있습니다. 목록이 비어 있다는 이유로 인계 이력이 전혀 없다고 판단하지 말고, 처리일 조건을 먼저 살펴봅니다.

새로 넘길 문서라면 [등록]을 눌러 상세 영역을 작성합니다. 인계자는 현재 로그인한 사용자 정보가 표시됩니다. 실제로 문서를 넘겨야 하는 계정으로 접속했는지 이때 대조합니다.

인수자는 [선택]을 눌러 사용자 선택 팝업에서 지정합니다.

동명이인이 있다면 이름만으로 고르지 말고 부서 정보까지 맞춰야 합니다.

선택 뒤에는 상세 표에 들어간 사용자가 의도한 사람인지 다시 읽어봅니다.

입력 예시로 구매 담당자가 후임자에게 계약 결재 문서를 넘기는 상황을 생각해 볼 수 있습니다.

인계자와 인수자의 이름을 반대로 적어 두지 않도록 사전에 만든 인계 목록과 화면을 나란히 놓습니다.

인수인계 기간은 인계자가 보유한 문서 중 어느 기간을 넘길지 정하는 조건입니다. 전체 기간을 지정할 수도 있고 업무에 필요한 구간만 정할 수도 있습니다.

1. 후임자가 처리할 업무의 시작 시점을 정합니다.
2. 그 업무와 관련된 결재 문서가 만들어진 기간을 찾습니다.
3. 이전 이력도 필요한지 업무 책임자와 맞춘 뒤 범위를 선택합니다.

발령일부터 작성된 문서만 고르면 진행 중인 이전 계약의 자료가 빠질 수 있습니다.

반대로 '전체'를 관성적으로 선택하면 후임 업무와 관계없는 문서까지 포함됩니다.

날짜는 발령일 자체보다 실제 넘겨야 할 문서 기준으로 정합니다.

'인수인계 양식'의 [선택]을 누르면 결재양식을 고르는 팝업이 열립니다. 전체 양식을 넘길지, 특정 양식만 지정할지 여기서 결정합니다.

가령 지출 관련 업무만 이관한다면 해당 업무에 쓰는 양식 이름부터 목록으로 적습니다.

같은 성격의 문서라도 서로 다른 양식으로 작성했을 수 있으므로 대표 문서를 열어 실제 사용한 양식명을 대조합니다.

기간 조건과 양식 조건은 함께 작용합니다.

양식이 맞더라도 지정한 기간 밖에 있는 문서는 인계 대상에서 빠질 수 있습니다.

문서가 누락됐을 때 사람부터 다시 등록하기보다 두 조건을 각각 살펴보는 편이 빠릅니다.

인수자, 기간, 양식이 맞으면 [저장]으로 등록 내용을 반영합니다. 저장한 항목은 목록에서 다시 찾을 수 있으며, 넘긴 문서는 인수자의 인수인계 문서함에서 볼 수 있습니다.

저장 직후에는 처리일과 인수자를 조건으로 방금 등록한 항목을 조회합니다. 상세에 남은 범위가 사전에 정한 내용과 같은지 읽고, 인수자에게 대표 문서를 직접 열어보도록 요청합니다.