아마란스10 그룹웨어 결재와 문서 연결하기

Amaranth 10은 ERP와 그룹웨어, 문서관리를 함께 다루는 플랫폼입니다. 기능 목록을 모두 켜는 것보다 현재 회사의 승인 업무 한 건을 정해 필요한 연결을 살펴보는 편이 좋습니다.

입력 예시로 구매 요청을 사용할 수 있습니다. 요청 부서가 작성할 내용, 검토 부서가 볼 자료와 최종 승인자를 적고 현재 결재양식에 그 항목이 담겨 있는지 대조합니다.

결재선은 회사의 규정을 반영해야 합니다. 상신자가 편한 순서로 정하기보다 필수 검토자와 합의가 필요한 부서를 먼저 정하고, 실제 문서에서 해당 흐름을 시험합니다.

결재에 필요한 자료는 작성할 곳과 보관할 곳을 함께 정합니다. 웹이나 PC에서 문서를 편집하더라도 어느 문서를 최종본으로 볼지 담당자끼리 기준이 같아야 합니다.

예를 들어 견적 검토 문서에 수정이 생겼다면 이름만 바꾸어 여러 파일을 돌리기보다 최신본의 위치와 변경한 내용을 알려줍니다.

결재자가 이전 문서를 보고 승인하지 않게 만드는 것이 목적입니다.

회사 문서함의 권한도 함께 살펴봅니다. 담당자에게 보이는 자료가 결재자에게도 열리는지 실제 계정으로 점검해야 하며, 안 열린다고 전체 문서함의 권한을 넓히지 않습니다.

일정 기능은 개인 일정과 함께 공유해야 하는 일정을 구분해 운영할 수 있습니다. 결재가 필요한 날짜와 회의 일정처럼 여러 사람이 알아야 할 내용을 어디에 남길지 정합니다.

1. 관련 부서가 알아야 할 일정의 이름을 정합니다.
2. 일정에 연결할 문서와 담당자를 구분합니다.
3. 변경이 생겼을 때 누구에게 알릴지 미리 맞춥니다.

개인 달력에만 남긴 회의 일정을 다른 부서도 알고 있을 것이라고 생각하면 업무가 어긋납니다. 반대로 개인 업무를 모두 공유할 필요도 없으므로 공유 범위를 업무 목적에 맞춥니다.

메일, 게시판과 메신저는 정보를 전달하는 목적에 따라 사용처를 정합니다. 확정 공지와 짧은 업무 질문을 같은 대화방에만 남기면 시간이 지난 뒤 결정을 찾기 어려워집니다.

화상회의나 화면공유가 필요한 업무라면 회사의 이용 범위에서 적용 여부를 살펴봅니다. 기능을 사용할 수 있다는 사실과 그 업무에 꼭 필요하다는 판단은 구분해야 합니다.

결재 완료 뒤에도 문서는 수정, 공유와 보관 과정을 거칩니다. 문서관리에서 이력을 찾아 누가 어떤 자료를 업무에 사용했는지 살펴볼 수 있는 운영 기준을 정합니다.

승인 후 문서가 바뀌었다면 승인 당시 자료와 무엇이 달라졌는지 구분해야 합니다.

메신저로 받은 사본만 기준으로 삼지 말고 회사가 정한 보관 위치에서 최신 상태와 이력을 함께 봅니다.