아마란스10 경비청구 취합과 결재 올리기

'경비취합'의 검색 조건에서 청구년월을 지정합니다. 특정 그룹이나 식대, 주유비 같은 용도만 따로 볼 수 있으므로 이번에 취합할 범위를 먼저 맞춥니다.

조회된 숫자가 예상과 다르면 그룹과 용도 조건부터 읽어봅니다. 일부 용도만 조회한 상태를 전체 경비라고 생각하면 다른 비용이 빠진 채 결재를 올릴 수 있습니다.

입력 예시로 한 부서의 출장 관련 경비만 먼저 처리하는 경우에는 대상 그룹과 용도를 기록해 둡니다. 나중에 전체 취합을 할 때 이미 처리한 범위와 남은 범위를 구분하기 쉽습니다.

사용자별 경비 진행상태를 읽으면 누구에게 어떤 후속 요청을 해야 하는지 알 수 있습니다. 작성하지 않은 상태와 작성했지만 청구하지 않은 상태는 다릅니다.

청구완료는 전자결재 완료와 같은 뜻이 아닙니다. 직원이 청구를 마친 단계인지, 결재자 승인이 끝난 단계인지 구분해 업무를 진행해야 합니다.

좌측 사용자 목록에서 사람을 선택하면 우측에 그 사람의 경비청구 내역이 나옵니다.

사용일시 옆 표시로 직접 입력, 카드 자동수집과 엑셀 업로드 등 입력 방식을 구분할 수 있습니다.

입력 방식이 다르다고 검토를 생략할 수는 없습니다. 카드에서 가져온 거래도 실제 사용 목적과 증빙이 맞는지 보고, 직접 입력한 거래는 원자료와 금액을 대조합니다.

추가항목 아이콘으로 상세 팝업을 열어 보고, 설명이 필요한 건은 댓글 문의로 사유를 남길 수 있습니다.

담당자끼리 말로만 해결한 내용도 해당 거래와 연결해 기록하면 후속 검토가 쉬워집니다.

검토가 끝나면 우측 상단 [마감]으로 현재 조회한 경비청구 그룹의 마감을 진행합니다. 마감된 건은 추가 등록과 수정이 제한되므로 누락된 청구가 없는지 먼저 살펴야 합니다.

마감 뒤에는 결재에 올릴 목록을 선택하고 [결재상신]을 누릅니다. 제목을 작성하면 경비내역이 포함된 전자결재 창으로 이어지므로 선택한 내역이 맞는지 다시 읽습니다.

예를 들어 일부 직원의 자료만 검토한 상태라면 전체 그룹을 마감하는 실수를 피해야 합니다. 현재 조회 범위와 실제 검토 완료 범위가 같은지 대조한 뒤 처리합니다.

전자결재에 올린 건은 결재진행 상태로 바뀌고 최종 결재가 끝나면 결재완료로 구분됩니다. 상신 후에는 결재가 어디까지 진행됐는지 상태를 살펴봅니다.

'취합현황' 탭에서는 취합된 경비를 검색하고 사용자나 결재상태에 따라 관련 내역과 문서를 찾아볼 수 있습니다.

결재 문서를 다시 조회할 때는 취합 당시의 기간과 그룹도 함께 맞춥니다.