아마란스10 전자결재 양식 만들기

전자결재로 들어간 뒤 '결재양식관리 > 기안 양식 관리'를 선택합니다. 기존에 비슷한 양식이 있는지 먼저 살피고 수정할 것인지 새로 만들 것인지 결정합니다.

동일한 업무 양식이 여러 개 생기면 작성자가 어느 것을 골라야 하는지 헷갈릴 수 있습니다. 이름이 비슷한 양식의 사용 목적과 공개 대상을 읽어 중복 생성이 필요한지 검토합니다.

새 양식이 필요하면 우측 상단의 [추가]를 눌러 기본정보를 입력합니다. 기존 운영 양식을 시험 삼아 바꾸기보다 실제 사용 중인 문서에 영향을 주지 않는 범위에서 준비해야 합니다.

양식명에는 작성자가 업무를 바로 구분할 수 있는 이름을 넣습니다. 입력 예시로 '장비 구매요청서'처럼 대상을 드러내면 일반 구매 요청과 구분하기 쉽습니다.

양식분류는 해당 양식을 찾을 위치와 연결되므로 회사가 쓰는 분류 기준에 맞춥니다. 공개범위는 사원, 부서나 사업장 단위 중 실제 사용해야 하는 대상으로 정합니다.

양식을 만든 관리자에게 보인다는 이유로 모든 직원에게 공개됐다고 생각하지 않습니다. 특정 부서만 쓸 양식이라면 불필요하게 전체에 공개되지 않도록 범위를 읽어봅니다.

양식 구성 화면에서는 왼쪽 항목을 이용해 오른쪽 문서 양식을 만듭니다. 필수로 지정된 항목이 빠지면 양식 생성에 문제가 생길 수 있으므로 필수 항목을 먼저 배치합니다.

1. 문서에 반드시 들어가야 할 기본 항목을 넣습니다.
2. 업무에 필요한 입력 항목을 이어서 구성합니다.
3. 작성자가 빠뜨리기 쉬운 설명을 적절한 위치에 둡니다.

예를 들어 구매 요청 양식에는 품목, 수량과 구매 목적을 구분할 수 있습니다.

여러 의미를 한 칸에 적게 만들면 결재자가 내용을 다시 물어야 하므로 입력값의 역할을 분명히 나눕니다.

서식, 색과 글꼴을 조정할 때는 문서의 중요한 정보가 읽는 순서대로 배치돼 있는지 먼저 봅니다.

제목을 크게 만드는 것보다 신청 내용과 검토할 근거가 어디에 있는지 찾기 쉬워야 합니다.

길이가 짧은 시험 값만 넣으면 실제 사용 시 줄바꿈 문제를 놓칠 수 있습니다. 긴 품목명이나 여러 줄의 사유처럼 업무에서 나올 수 있는 예시를 넣어 문서가 읽히는지 살펴봅니다.

내부에서 쓰던 약어나 애매한 항목명도 점검합니다. 새 직원이 양식을 열었을 때 무엇을 입력해야 하는지 알 수 있도록 회사에서 합의한 용어를 사용합니다.

[미리보기]로 실제 문서 모양을 읽고, 시험 문서에서 필요한 값이 제대로 담기는지 점검합니다. 작성자뿐 아니라 결재자 입장에서도 문서와 첨부 근거를 읽을 수 있어야 합니다.

자주 쓰는 양식이라면 '자주 사용되는 양식 설정'에 등록할 수 있습니다.

이 설정은 대상 인원에게 반영되므로 개인 취향으로 고르기보다 실제로 공통 사용해야 하는 양식인지 정합니다.