더존 ONE AI PACK 사내 문서 활용 준비

ONE AI PACK에서 사내 문서를 활용하려면 답변의 기준이 될 자료부터 정해야 합니다.

ONECHAMBER의 전사, 부서, 개인 문서함 중 업무 문서가 어디에 있는지 찾고 최신본을 구분합니다.

예를 들어 같은 제목의 출장 규정이 여러 개라면 파일 이름만 보고 고르지 않습니다.

시행일과 개정 내용, 담당 부서가 보관하는 확정본을 대조해 어떤 문서를 기준으로 삼을지 결정합니다.

문서가 많다고 답이 정확해지는 것은 아닙니다. 폐지된 규정이나 검토 중인 초안을 현행 규정과 섞으면 답변을 읽는 사람이 어떤 조건을 적용해야 하는지 알기 어려워집니다.

AI BOX에는 업무 매뉴얼, 규정, 제안서 등 사내 지식을 담는 자료를 등록해 활용할 수 있습니다. 등록 전에 자료의 소유 부서와 열람 대상부터 정합니다.

1. 이번 질문에 필요한 자료만 목록으로 만듭니다.
2. 고객 정보나 계약 조건처럼 제한할 내용이 있는지 검토합니다.
3. 누가 그 자료를 읽을 수 있어야 하는지 관리자와 맞춥니다.

문서함에 접근할 수 있는 사람과 업무상 내용을 알아야 하는 사람이 항상 같지는 않습니다.

시험 활용 단계에서는 범위가 분명한 문서부터 시작하고, 권한 구성이 정리되지 않은 자료는 넣지 않습니다.

질문에는 알고 싶은 항목과 적용할 조건을 넣습니다.

예를 들어 '출장 규정 요약'보다 '국내 당일 출장의 식비 처리 기준을 현행 규정에서 찾아 설명해 줘'처럼 범위를 좁히면 검토할 답도 분명해집니다.

AI가 제시한 설명은 근거 문서와 대조합니다.

지급 조건에 예외가 있는지, 질문에 넣지 않은 상황을 임의로 가정했는지 읽어야 합니다.

문서에서 찾을 수 없는 내용은 회사 규정으로 확정하지 않습니다.

같은 질문을 담당자가 규정에서 직접 찾은 결과와 나란히 놓는 방법도 유용합니다. 서로 다른 부분이 있으면 질문을 길게 반복하기보다 어떤 문서와 조항에서 차이가 나는지 찾습니다.

자료와 템플릿을 바탕으로 보고서나 제안서 초안을 만들 때는 결과물의 목적과 사용할 범위를 함께 전달합니다.

입력 예시로 '기존 제안서의 목차를 참고해 신규 고객용 초안을 만들고, 고객명과 금액은 비워 둬'처럼 요청할 수 있습니다.

이 문구는 시험용 예시이며 실제 계약 조건은 담당자가 직접 채워야 합니다. 과거 제안서의 일정, 고객명, 납품 범위를 새 거래에도 맞는 것처럼 옮기지 않았는지 검토합니다.

AI가 만든 문장을 그대로 발송하기 전에 근거 자료와 맞지 않는 주장, 빠진 전제와 수신자에게 공개하면 안 되는 내용을 각각 살펴봅니다.

최종 발송 판단은 작성 책임자가 맡습니다.

PDF나 이미지 자료를 AI OCR로 활용할 때는 원본이 읽을 만한 상태인지 먼저 봅니다.

글자가 기울거나 흐린 자료는 인식한 숫자와 항목을 원본에서 다시 대조할 필요가 있습니다.

문서 이름, 적용 기간, 표의 열 제목처럼 답변의 기준을 바꾸는 값부터 점검합니다.

인식 오류가 남은 자료를 바탕으로 질문을 이어가면 답변을 고치는 데 더 많은 확인이 필요해집니다.